"Dobrej zmiany" nie wymyślili Polacy. Co to jest "kaizen"?

Filozofia kaizenW języku japońskim "kai" oznacza - zmieniać; "zen" - dobry; połączenie tych słów daje w efekcie "kaizen", czyli filozofię doskonalenia ciągłego; pierwotnie była wypracowana i wdrażana w japońskim przemyśle, zwłaszcza w zakładach produkujących samochody, np. Toyoty i innych znanych marek z kraju kwitnącej wiśni.

Jednak to nie tak, że kaizen wynaleziono czy odkryto dopiero w XX wieku; przeciwnie - jak wiele kultur dalekowschodnich, japoński styl życia to przede wszystkim właśnie stałe doskonalenie siebie i otoczenia we wszystkich dziedzinach życia; prywatno-osobistego, rodzinnego, sąsiedzkiego, miejskiego oraz życia edukacyjno-zawodowego, jak również “czasu wolnego”. Japończycy od tysiącleci, a nie dopiero stuleci, doskonalą się przez wszystko, co pozwala się do tego celu użyć; na Zachodzie w znanym dawniej filmie “Klasztor Shaolin” pojawiają się sztuki walki, które nie są nastawione jedynie na zwycięstwo i pokonanie przeciwnika, szczególnie, gdyby miałoby się to dokonać nie fair; migawki z mistrzowskich walk, czy walk sumo, znamy z telewizji, jednak odbieramy je powierzchownie; dalekowschodnie sztuki walki są esencją harmonii ciało-duch i wyrazem medytacyjno-kontemplacyjnego podejścia do zmagań z przeciwnikiem, który bardziej uosabia wszelkie znane przeciwności życia niż konkretnego "wroga"; jako naród bardziej kolektywny niż zachodnie społeczeństwa nastawione na samorealizację, Japończycy wiedzą, że lepiej współpracować niż konkurować czy rywalizować, a jeśli już, to uczciwie.

Jeśli Japończycy osiągnęli taki poziom życia, jaki osiągnęli we wszystkich aspektach bytowania, to również dzięki umiejętności transferu “odwiecznej”, uniwersalnej filozofii kaizen z kultury do techniki; podstawową regułą kaizen jest metoda “małych kroków” na drodze wnoszenia ponad ograniczenia i problemy; zamiast dużych, skokowych zmian w rozwoju, znanych z przedsiębiorstw zachodnich, gdzie po innowacji następuje czas “okrzepnięcia” jakiejś spektakularnej zmiany, kaizen proponuje “małe schodki” w zakresie przepływu materiałów i informacji i w zakresie całego procesu produkcji dowolnego produktu; inaczej mówiąc, gdy zachodnia metoda polega na odgórnym, nakazowym wdrożeniu dużej i widocznej zazwyczaj zmiany, która później jest utrzymywana jako status quo, metoda kaizen polega na działaniach oddolnych. Japończycy w firmie mają prawo, a nawet jest to mile widziane, by proponować ulepszenia na swoim stanowisku (odcinku) pracy, a niekiedy w całym zakładzie; kierownictwo włącza każdego pracownika w proces stałego, codziennego ulepszania, którego jedną z metod jest postępowanie 5W (5 Why), czyli pięć pytań “dlaczego”? Metoda ta polega na dochodzeniu do przyczyny źródłowej jakiegoś problemu, który wystąpił w procesie produkcji lub przeprowadzaniu usługi; przykładem może być sytuacja częsta w firmach polskich: na podłodze leży szmata obok maszyny, która nie działa; w metodzie kaizen nie obwinia się pracownika o to, że tak jest (fakt położenia szmaty na podłodze), lecz stawia się kolejne 5 pytań: “dlaczego szmata leży na podłodze?” “bo podłoga jest mokra”; “dlaczego jest mokra?” - “bo jest na niej olej”; “dlaczego jest na niej olej?” - “bo maszyna przecieka”; “dlaczego maszyna przecieka?” - “bo nie kontrolowano poziomu oleju” i na tym koniec. Nie jest ważne, kto nie kontrolował oleju, tylko obiektywna sytuacja problemowa, która nie jest postrzegana jako coś złego, tylko ukryta możliwość; w tym przypadku ustanowienia np. dyżurów kontroli obsługi przygotowania maszyny do działania.

Mimo, że kaizen zastosowano na szeroką skalę w japońskich przedsiębiorstwach, jest ona stosowalna także poza techniką i nauką; w każdej dziedzinie życia praktycznie kaizen pomoże; założeniem jest jednak, aby nie działać szybko i chaotycznie, ale szybko i małymi krokami; lepsza mała zmiana i systematyczna informacja zwrotna dzisiaj niż wielki kłopot jutro. Japończycy nie działają skokowo - długo nic i wielka zmiana, ale codziennie drobne ulepszenia, których synergiczne sprzężenie daje w efekcie długotrwałą, a nie chwilową zmianę na lepsze. W życiu osobistym kaizen, jak wspomniano, można stosować w rozwoju osobistym, ale nie tylko; ktoś ma problem z paleniem; zamiast rzucać palenie nagle schodząc z liczby trzech paczek wypalanych dziennie do zera, kaizen proponuje zmniejszanie o jeden papieros dziennie i wydłużanie przerw między paleniem; w edukacji i nauce zamiast uczyć się całego rozdziału z książki na pamięć od razu, kaizen podpowie, żeby podzielić materiał do nauczenia na małe całostki, które opanowuje się osobno, a potem scala za pomocą rozumienia i kojarzenia; w pracy nad relacjami kaizen nie proponuje radykalnych rozwiązań kryzysów, jak separacja czy tym bardziej rozwód, albo zerwanie przyjaźni, lecz metodę małych dialogów codziennie, aby krok po kroku wypracować potrzebny konsensus; cała oprawa “dyplomatyczna” narodów takich, jak japoński, wrodzona niemal grzeczność, dystans i dążenie do kompromisu, tylko w tym pomaga; uczucia, te prawdziwe Japończyk zostawia dla rodziny, a właściwie dla siebie, na zewnątrz prezentując empatię i chęć wczucia się w drugą stronę; w ten sposób nie ma według filozofii “kaizen” problemu nierozwiązywalnego - istnieją tylko źle postawione pytania “dlaczego?” albo problemy, nad którymi mechanicznie przechodzi się do porządku dziennego, pozwalając, aby sytuacja zaczynała wymykać się spod kontroli. Im wcześniej dostrzeże się problem, tym lepiej, a powiedzenie, że “lepiej zapobiegać niż leczyć” bardziej pasuje do tego, jak żyją i pracują Japończycy, niż do zachodniego stylu, gdzie chodzi często o “zrobienie wrażenia”, “spektakularne wyniki” czy “widoczny zysk”, albo “odczuwalna zmiana”. Tymczasem nie chodzi o rewolucje co dziesięć lat, lecz mini-ulepszenia, ale codziennie. Być może dlatego Japończycy należą do narodów długowiecznych, są ogólnie zdrowsi emocjonalnie i fizycznie, choć problemem jest na pewno “kult pracy” i “kult obowiązkowości” i przesadne martwienie się na urlopie o to, czy firma sobie “beze mnie poradzi”, a także coraz częstsze przypadki “karoshi”, czyli nagłej śmierci z przepracowania. Mimo to, Japończycy należą do narodów, które umiejętnie czerpią z wielowiekowej tradycji swojej i narodów ościennych, a przy tym cały czas idą z duchem postępu we wszystkim, co aktualnie jest “na warsztacie” - informatyce, motoryzacji czy medycynie. Bo liczy się bardziej “wespół zespół” niż jeden genialny, ale osamotniony pracownik, siedzący w swym gabinecie i nie dopuszczający nikogo do zarządzania i wdrażania innowacji w firmie.

Jeśli chodzi o stosowaną w kontekście “kaizen” metody 5 S, oznacza ona uporządkowanie poszczególnego, konkretnego miejsca pracy przez przypisanych doń pracowników; selekcja oznacza pozbycie się szkodliwych i zbędnych przedmiotów; systematyczne pilnowanie miejsca, gdzie są potrzebne do pracy narzędzia, przypisane nie osobom, ale stanowisku pracy; kontrolowanie, czy cały czas stanowisko pracy jest czyste, schludne i ergonomiczne i trzymanie się tego bez przerwy.

Kaizen nie jest co prawda chwilową modą, ale mieliśmy przecież na Zachodzie w latach międzywojennych żywy rozwój "ergonomii" i "ergonomiki", czyli nauki o ekonomii pracy, wysiłku umysłowego i fizycznego, badania nad wytrzymałością przeciętnej osoby na danym stanowisku, przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy, czy wreszcie filozofię pracy jako “wyrabiania normy”, co bliskie jest dzisiejszemu niekiedy zbyt daleko idącemu pozytywnemu pojmowaniu pracy nie jako “kary boskiej”, lecz jedynej możliwości spełnienia się człowieka w życiu. Nie jest bowiem człowiek dla pracy, ale praca dla człowieka; nie żyje się po to, by pracować, ale pracuje się po to, aby żyć i to na odpowiednim poziomie. Pamiętając o różnicach międzykulturowych, można jednak przynajmniej w technice zastosować wszystkie zasady “kaizen”, żeby zmniejszyć koszty, poprawić bhp i zwiększyć zyski, zwłaszcza długoterminowe, oraz zadbać o odpowiednie morale pracowników. Jeśli zaś chodzi o rozwój osobisty i relacje oraz "czas wolny", to kaizen jako ogólne wskazówki z pewnością da się transponować do naszych realiów, natomiast w szczegółach można dyskutować. I każdy musi tutaj samemu sobie odpowiedzieć: czym mogłoby stać się dla mnie "kaizen" w życiu pozafirmowym?

Źródła: